无论是专利申请还是办理其他专利相关事务，都应当向专利局或代办处提交有关书面文件，作为专利审查的依据。
专利文件可以分为专利申请文件和其他文件两类。
专利申请文件：是申请人以符合专利法及其实施细则规定的形式，向专利局提交的主要承载发明创造技术内容的文件。
其他文件：是在提出专利申请的同时或者提出专利申请之后，申请人（或专利权人）、其他当事人在办理与该专利申请（专利）有关的各种手续时，根据需要提交的除专利申请文件以外的各种文件。
其他文件具体包括4种类型的文件：
咨询类文件
证明类文件
其他文件类型一览表
| 类型 | 示例 |
| 请求类文件 | 实质审查请求书
向国外申请保密审查请求书 请求提前公开声明 撤回优先权声明 著录项目变更申报书 |
| 答复类文件 | 补正书
答复审查意见的意见陈述书 |
| 咨询类文件 | 咨询案件法律状态的意见陈述书 |
| 证明类文件 | 生物材料保藏即存活证明
优先权转让证明 申请权转让证明 专利权转让证明 |
《专利法》第26条第1款规定：
《专利法》第27条第1款规定：
根据上述规定，专利申请文件由两类文件组成：一是必要文件；二是附件。专利申请缺少任何一项必要文件将不予受理；缺少附件应当予以补正。
3.1获得申请日必须提交的文件
为获得申请日和申请号，申请人必须提交以下文件：请求书、说明书和权利要求书，实用新型申请还要有说明书附图；外观设计申请要有请求书、图片（或者照片）以及简要说明。
请求书是专利申请的重要法律文件，因此应选择正确类别的请求书，并应在请求书中正确写明申请人姓名或名称、地址。实务中会出现将申请类别填错的情形，例如将发明的信息填写到实用新型专利请求书中，从而导致专利类型的错误，这一点尤为注意。
对于要求优先权的申请，在请求书中应当写明作为优先权基础的在先申请的申请日、申请号和在先申请的受理机构名称。
对于同样的发明创造在同日既提交发明申请又提交实用新型申请的，在发明和实用新型的请求书中应分别勾选声明栏。
对于要求不丧失新颖性宽限期的申请，在请求书中应当注意勾选声明。
对于有附图的专利申请，在提交专利申请时必须提交说明书附图，说明书附图中的附图标记应当与说明书中一致。实务中会出现将A申请中的说明书附图放置在B申请文件中的情形，从而导致申请文件递交错误。
对于费减请求备案合格的申请人，应当在请求书中勾选费减请求声明。
3.2 可以补充提交的文件
除上述为确定申请日所必须的文件之外，以下文件可以与必要文件一起提交，也可以在专利申请提交之后规定的期限内补交。主要包括：
专利代理委托书、实质审查请求书、在先申请文件副本、优先权转让证明文件、生物材料保藏证明和存活证明、不丧失新颖性宽限期的证明文件、计算机可读形式的序列表、遗传资源来源披露登记表、生物材料保藏信息及发明人姓名等。
专利申请文件的组成
| 发明 | 实用新型 | 外观设计 | |
| 必要文件 | 发明专利请求书
权利要求书 说明书 说明书附图（必要时） 说明书摘要 摘要附图（必要时） |
实用新型专利请求书
权利要求书 说明书 说明书附图 说明书摘要 摘要附图 |
外观设计专利请求书
图片或照片 简要说明 |
| 附件 | 专利代理委托书、实质审查请求书、在先申请文件副本、优先权转让证明文件、生物材料保藏证明和存活证明、不丧失新颖性宽限期的证明文件、计算机可读形式的序列表、遗传资源来源披露登记表、生物材料保藏信息及发明人姓名等 | ||
专利申请文件的提交方式有两种：纸件申请和电子申请。
由于电子申请具有缩短审查周期、及时取得受理通知书等优势，以电子件形式提交的专利申请得到广泛的应用。
电子申请与纸件申请的特点比对
| 文件形式 | 提交形式 | 提交途径 | 优点 | 缺点 |
| 电子件 | 互联网传递 | 通过专利电子申请（CPC）系统提交 | 缩短文件审批周期 | 可能出现电子数据传输错误 |
| 纸件 | 提交纸质文件 | 向专利局或代办处面交或邮寄 | 稳定性高 | 文件扫描录入和数据代码化，加工周期长 |
除了上述两种提交形式外，以电子邮件、传真、口头、电话、实物等形式办理的文件，均不产生法律效力。
无论纸件申请或电子申请，其各种文件不能以纸件申请和电子申请任意交叉提交。
对于电子申请，在专利审批过程中应当以电子文件形式提交相关文件，不得以纸件形式提交文件，但是专利法及其实施细则规定必须提交纸件原件的除外，例如优先审查请求书应当提交纸件原件。
对于纸件申请，在专利审批过程中也应当以纸件形式提交相关文件。如果将纸件申请转为电子申请，则后期的文件可以通过电子形式提交。
